Perkembangan zaman membuat persaingan bisnis semakin ketat, bahkan sudah memasuki tahap persaingan antar supply chain. Supply chain management (SCM) berfungsi untuk mengelola efektivitas dan efisiensi dari aliran bahan, informasi, dan finansial mulai dari point of origin (produsen) hingga ke point of consumption (konsumen). Hal ini bertujuan untuk meminimasi biaya supply chain hingga pada titik kemungkinan biaya terendah, tetapi tetap mengedepankan pelayanan konsumen hingga di titik kepuasan tertinggi. Kepuasan konsumen dapat meningkat apabila kebutuhan konsumen terpenuhi pada saat dan tempat yang tepat serta dengan spesifikasi yang disyaratkan. Oleh karena itu, dibutuhkan respon yang cepat dari produsen untuk segera memproses pesanan konsumen. Perusahaan dapat merespon dengan cepat apabila informasi tersedia dengan cepat dan tentunya berkualitas.
Salah satu cara untuk dapat merespon dengan cepat permintaan pelanggan adalah penggunaan Electronic Data Interchange (EDI). EDI merupakan salah satu contoh information and communication technology (ICT). SCM yang efektif dan efisien tentunya tidak terlepas dari peran ICT. EDI dibuat untuk membantu mengautomatisasikan komunikasi sehingga dapat meningkatkan program quick response (QR). EDI menggunakan format elektronik standar untuk membuat, menyebarkan, dan menyimpan dokumen seperti daftar permintaan, quotation, pesanan pembelian, dan faktur [1]. EDI ini juga dapat membantu menghubungkan beberapa perusahaan sehingga terdapat harmonisasi informasi yang mampu mengintegrasikan seluruh pelaku disepanjang supply chain.
Perbedaan Ilustrasi SCM konvensional dan EDI dapat dilihat pada Gambar 1 dan 2. SCM konvensional umumnya menggunakan mail, fax, dan email. Walaupun email menggunakan pendekatan elektronik, tetapi pertukaran dokumen ataupun informasi tetap membutuhkan SDM. Terlibatnya SDM tentunya menyebabkan waktu proses menjadi lebih lama serta menimbulkan kemungkinan adanya error. Selain membutuhkan keterlibatan SDM, proses manajemen seperti ini tentunya juga membutuhkan banyak kertas. Sementara pada EDI, dokumen dapat mengalir langsung ke aplikasi yang sesuai di komputer penerima (misalnya sistem manajemen pesanan) dan pemrosesan dapat segera dimulai tanpa membutuhkan keterlibatan SDM dan tidak membutuhkan kertas karena sistem akan merespon secara otomatis [2].
Adapun perbedaan antara SCM konvensional dan EDI ditunjukkan pada Tabel 1 [3]:
Tabel 1. Perbedaan SCM konvensional dan EDI
|
Pertukaran Dokumen Pesanan Pembelian |
|
|
(Tradisional) |
(EDI) |
| Umumnya prosesnya berkisar antara 3-5 hari. | Umumnya proses terjadi semalam dan membutuhkan waktu kurang dari satu jam. |
| Pembeli membuat keputusan membeli, pesanan pembelian dan melakukan print data. | Pembeli membuat keputusan membeli dan membuat pesanan pembelian tetapi tidak membutuhkan print data. |
| Pembeli mengirim pesanan pembelian kepada pemasok. | EDI membuat versi elektronik dari pesanan pembelian dan otomatis mengirimkannya ke pemasok. |
| Pemasok menerima pesanan pembelian dan memasukannya ke dalam sistem entri pesanan. | Sistem entri pemasok menerima pesanan pembelian dan memperbarui sistem dengan segera saat diterima. |
| Pembeli menelepon pemasok apabila pesanan pembeli sudah diterima atau pemasok mengirimkan surat tanda terima pesanan kepada pembeli . | Sistem entri pesanan pemasok menciptakan surat tanda terima dan mengirimkannya kembali untuk mengonfirmasi penerimaan. |
Penerapan EDI dalam bisnis akan sangat memberikan keuntungan dari sisi kecepatan dan keakuratan. EDI dapat mempercepat perputaran bisnis (61%). Transaksi pertukaran dalam hitungan menit, bukan hari atau minggu. Selain itu, EDI membantu memperbaiki kualitas data dengan mengurangi error transaksi (30-40%) dan menghilangkan kesalahan akibat tidak terbacanya tulisan tangan, kehilangan email atau kesalahan mengetik. EDI juga dapat mengurangi waktu siklus pesanan ke sistem tunai (>20%) sehingga meningkatkan transaksi dan hubungan bisnis [2].
Daftar Pustaka:
[1] Setaputra, R., Yue, X., and Yao, Dongqing. 2010. Innovative Quick Response Programs in logistics and Supply Chain Management: Impact of Information Systems on Quick Response Programs. Ed. Cheng, T.C.E., and Cho, T.M. Springer. Verlag Berlin.
[2] Edibasics. 2018. EDI Basics Your Resource for Learning about EDI. Diakses tanggal 18 Oktober 2018. Pukul 19.25 WIB. https://www.edibasics.com/
[3] Union Pacific. Electronic Data Interchange. Diakses tanggal 18 Oktober 2018. Pukul 19.40 WIB. https://www.up.com/
Penulis: Teny Sylvia